euBp: Elektronische Betriebsprüfung wird zur Pflicht

Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet unaufhaltsam voran. Inzwischen hat sich die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (kurz: euBP) als moderner Standard etabliert, um die Einhaltung des Sozialversicherungsrechts zu überwachen. Die Deutsche Rentenversicherung fordert relevante Daten zunehmend digital an. Für viele Arbeitgebende bedeutet dieses Verfahren eine weitreichende Umstellung der bürokratischen Abläufe. Wer die gesetzlichen Fristen und Pflichten nicht im Blick behält, riskiert folgenschwere Beitragsnachforderungen. Dieser Blogbeitrag verschafft eine Übersicht über die neuen Anforderungen an die Betriebsprüfung.

Das Wichtigste in Kürze

• Gesetzlicher Standard: Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist für alle Arbeitgeber das maßgebliche Prüfungsverfahren. 
• Ende der Befreiung: Am 31. Dezember 2026 endet die Übergangsregelung zur Befreiung von der euBP-Pflicht. Ab dem 1. Januar 2027 gilt das Verfahren ausnahmslos für alle Betriebe.
• Einbeziehung der Finanzbuchhaltung: Seit 2025 sind schrittweise auch strukturierte Daten der Finanzbuchhaltung digital an den Rentenversicherungsträger zu übermitteln. 
• Rechtsschutz lohnt sich: Differenzen über Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen führen häufig zu kostspieligen Konflikten, bei denen eine Rechtsschutzversicherung finanziell entlastet.

Was ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)?

Hinter dem Begriff „elektronische Betriebsprüfung“ verbirgt sich ein standardisiertes, digitales Verfahren zur Übermittlung von Entgeltunterlagen und Abrechnungsdaten. Anstatt dass Prüfende der Deutschen Rentenversicherung tagelang Aktenordner im Betrieb sichten, werden die benötigten Datensätze direkt aus dem Lohnabrechnungssystem des Arbeitgebenden exportiert und elektronisch bereitgestellt. Die rechtliche Grundlage für diese Prüfungen bildet § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV). Diese Vorschrift verpflichtet den Rentenversicherungsträger, mindestens alle vier Jahre bei den Arbeitgebenden zu prüfen, ob diese ihre Meldepflichten ordnungsgemäß erfüllen und die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abführen.

Die Ziele des euBP-Verfahrens

Das primäre Ziel der Reformen ist eine erhebliche Effizienzsteigerung auf beiden Seiten. Durch die medienbruchfreie Datenübertragung verkürzt sich die Prüfdauer in den Unternehmen drastisch. Der Besuch einer Betriebsprüferin oder eines Betriebsprüfers vor Ort ist oft gar nicht mehr oder nur noch selten notwendig. Zudem ermöglicht es die elektronische Datenaufbereitung den Behörden, automatisierte Auswertungsprogramme zu nutzen. So können Unstimmigkeiten in Buchungen und Berechnungen schneller aufgedeckt werden.

Wichtige Fristen: Wann die Befreiung von der euBP-Pflicht endet

Für Unternehmen tickt die Uhr, da der Gesetzgeber die bisherigen Übergangsregelungen und Ausnahmetatbestände, die eine papierhafte oder vereinfachte Prüfung erlaubten, zeitlich klar begrenzt hat.

Die gesetzliche Übergangsregelung

Obwohl die euBP bereits seit einigen Jahren gesetzlich verankert ist, existierte für Arbeitgebende bislang eine großzügige Übergangsregelung. Auf Antrag konnte eine Befreiung von der elektronischen Übermittlung der Entgeltunterlagen erteilt werden, wenn die technischen Voraussetzungen im Betrieb noch nicht gegeben waren. Diese Schonfrist läuft jedoch unwiderruflich ab. Die Möglichkeit zur Befreiung von der euBP-Pflicht auf Antrag endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgebenden ohne Ausnahme in der Lage sein, die geforderten Unterlagen im euBP-Verfahren elektronisch zu übermitteln.

Sonderregelungen für Kleinstbetriebe und Minijob-Arbeitgeber

Auch für kleine Betriebe und private Haushalte, die Angestellte über die Minijob-Zentrale abrechnen, gilt die elektronische Betriebsprüfung. Während größere Unternehmen meist über eigene IT-Abteilungen und Gehaltsabrechnungs- sowie Buchhaltungsprogramme verfügen, nutzen kleinere Betriebe häufig die Dienste einer externen Abrechnungsstelle oder eines Steuerbüros. 

Lagern Arbeitgebende die Entgeltabrechnung an ein Steuerbüro aus, müssen sie sicherstellen, dass dieses die Datenübermittlung fristgerecht und konform mit den gesetzlichen Standards durchführt. Bei der Beschäftigung von Aushilfen und geringfügig Beschäftigten ist besondere Sorgfalt geboten, da die Betriebsprüfung beim Minijob erfahrungsgemäß schnell formale Fehler und versäumte Meldepflichten hervorbringt. Prüfinstanzen kontrollieren hierbei akribisch, ob Arbeitgebende die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeitnachweise lückenlos führen und die jeweils aktuellen Geringfügigkeitsgrenzen exakt einhalten.  Bereits kleine Versäumnisse bei den Meldedaten oder den Beitragsnachweisen für kurzfristig Beschäftigte führen im euBP-Verfahren zu Meldekorrekturen und Beitragsnachforderungen. 

Einbeziehung der Finanzbuchhaltung: Das gilt seit 2025

Die Kontrollmechanismen der Rentenversicherungsträger beschränken sich längst nicht mehr nur auf die klassischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Betriebe. Um verdeckte Beschäftigungsverhältnisse oder Unstimmigkeiten bei der Abführung von Sozialabgaben lückenlos festzustellen, hat der Gesetzgeber den Prüfrahmen massiv ausgeweitet. Seit der Einführung neuer gesetzlicher Vorgaben müssen Unternehmen darauf vorbereitet sein, tiefere Einblicke in ihre Buchungsprozesse und Kontenrahmen zu gewähren.

Welche Daten müssen übermittelt werden?

Eine der weitreichendsten Neuerungen betrifft den Umfang der geforderten Daten. Bisher konzentrierte sich die elektronische Übermittlung im Wesentlichen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Seit 2025 sind schrittweise auch strukturierte Daten der Finanzbuchhaltung digital an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln. Das bedeutet, dass der Prüfdienst nicht mehr nur Einblick in die reinen Lohnkonten und Jahreslohnjournale verlangt, sondern auch Finanzbuchhaltungsdaten (Fibu-Daten) abfragt. Im Fokus stehen hierbei insbesondere:

• Sachkonten und Buchungen, die Rückschlüsse auf verdeckte Beschäftigungsverhältnisse zulassen.
• Kreditorenkonten und Summen- sowie Saldenlisten zur Überprüfung von Honorarempfängerinnen und -empfängern und freien Mitarbeitenden.
• Buchungskonten im Zusammenhang mit der Künstlersozialabgabe, um festzustellen, ob abgabepflichtige Leistungen an selbstständige Künstlerinnen oder Künstler sowie publizierende Personen korrekt erfasst und gemeldet wurden.
   

Der technische Ablauf der Datenübermittlung

Die Bereitstellung der Daten erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über das offizielle SV-Meldeportal der Sozialversicherungsträger. Hierbei kommt ein XML-basiertes Transportverfahren zum Einsatz: Die Software bereitet die Lohn- und Finanzbuchhaltungsdaten gemäß einer streng definierten Datensatzbeschreibung auf, verschlüsselt sie nach aktuellen Datenschutzbestimmungen (DSGVO) und sendet sie an den zuständigen Rentenversicherungsträger. Ein manuelles Zusammenstellen von PDF-Dokumenten oder das Versenden von Papierstapeln ist dann im Rahmen des euBP-Verfahrens nicht mehr erlaubt.

Typische Fehlerquellen und Risiken für Unternehmen

Die Umstellung auf das digitale Prüfverfahren deckt organisatorische Schwachstellen in den Betrieben schonungslos auf. Da die automatisierte Auswertung der Daten keine manuellen Korrekturen während des laufenden Prozesses erlaubt, führen bereits kleine Fehler zu Sanktionen. 

Datenpflege und Systemkonformität

Damit die elektronische Betriebsprüfung reibungslos abläuft, müssen die im System hinterlegten Stammdaten der Beschäftigten stets aktuell sein. Veraltete Lohnunterlagen, fehlende Nachweise in der Personalakte oder unvollständige Daten führen unweigerlich zu Fehlermeldungen bei der Datenübermittlung. Auch ein inkorrekter Buchungsprozess, bei dem relevante Konten im Rechnungswesen nicht sauber von nicht-relevanten Konten getrennt werden, erschwert die elektronische Aufbereitung der Fibu-Daten. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten daher frühzeitig eine Schulung der Mitarbeitenden veranlassen und eng mit einer Steuerberatung zusammenarbeiten, um den Buchungsprozess und die Lohnbuchhaltung auf die neuen Anforderungen einzustellen.

Nachzahlungen bei Sozialversicherungsbeiträgen

Stellt die Betriebsprüferin oder der Betriebsprüfer während des Verfahrens fest, dass Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung nicht in der korrekten Höhe abgeführt wurden, drohen Sanktionen. Die Deutsche Rentenversicherung erlässt in solchen Fällen einen Beitragsbescheid über die Nachforderung von Beiträgen zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Da Prüfungen bis zu vier Jahre rückwirkend stattfinden, können sich die geforderten Summen schnell im fünfstelligen Bereich bewegen. Hinzu kommen erhebliche Säumniszuschläge, die das finanzielle Risiko für den Betrieb zusätzlich verschärfen.

Elektronische Betriebsprüfung vorausschauend anpacken

Für Betriebe bedeutet das Ende der Schonfristen für die elektronische Betriebsprüfung am 31. Dezember 2026, dass der Fokus ab 2027 zwingend auf lückenlos digitalen und systemkonformen Prozessen liegen muss. Auch wer sich selbstständig machen will, sollte sich frühzeitig um die elektronische Aufbereitung aller Lohn- und Fibu-Daten kümmern, um kostspielige Fehler bei späteren Rentenversicherungsprüfungen zu vermeiden. Da sozialversicherungsrechtliche Differenzen über Nachzahlungsforderungen schnell zu existenziellen Belastungen führen können, empfiehlt sich neben einer präzisen Datenpflege der frühzeitige Abschluss einer Absicherung für den Ernstfall

Häufige Fragen & Antworten zum Thema elektronische Betriebsprüfung

Welche Unterlagen fordert der Rentenversicherungsträger im Zuge der euBP konkret an?

Bei der elektronischen Prüfung werden alle für die Beitragsberechnung relevanten Lohn- und Entgeltdaten digital abgefragt. Dazu gehören unter anderem: 

• die Lohnkonten, 
• Jahreslohnjournale, 
• Beitragsnachweise 
• und die Stammdaten der Beschäftigten. 

Seit 2025 werden zudem schrittweise Daten der Finanzbuchhaltung (wie Buchungsbelege zu Fremdleistungen, Sachkonten und Kreditorenkonten) angefordert.

Was passiert, wenn die Software des Betriebs das euBP-Verfahren nicht unterstützt?

Da die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben ist, müssen Arbeitgebende sicherstellen, dass sie ein systemgeprüftes Lohnabrechnungsprogramm nutzen, welches die Datenübermittlung nach den aktuellen euBP-Schemata unterstützt. Erfüllt die hauseigene Software diese Anforderungen nicht, drohen bei Verweigerung der elektronischen Bereitstellung behördliche Sanktionen. Alternativ kann die Abrechnung und Datenübermittlung an einen externen Dienstleister, wie ein Steuerbüro, übertragen werden.

Wie wird der Datenschutz bei der digitalen Datenübertragung gewährleistet?

Die Datenübermittlung erfolgt ausschließlich über hochgradig gesicherte und verschlüsselte Kommunikationswege, die den strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Zum Einsatz kommen zertifizierte Übertragungsverfahren, die eine unbefugte Kenntnisnahme oder Manipulation der sensiblen Mitarbeiter- und Finanzdaten durch Dritte wirksam verhindern.