Arbeitszeiterfassung: Pflicht für Unternehmen & unsere Tipps

Urteil zur Stundenerfassung: Welche Änderungen bringt die Pflicht mit sich?

Lange Zeit war es in Deutschland gängige Praxis, lediglich Überstunden sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen zu dokumentieren. Grundlage hierfür war das Arbeitszeitgesetz. Doch das Bundesarbeitsgericht (BAG) sorgte mit seinem Urteil (Az.: 1 ABR 22/21) für einen Paukenschlag: Unter Berufung auf das EU-Recht und den Arbeitsschutz sind Arbeitgebende nun verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit zu erfassen. Dabei ist jedoch entscheidend zu wissen, welche Tätigkeiten rechtlich überhaupt als Arbeitszeit gewertet werden – so können beispielsweise auch Vorbereitungszeiten oder Dienstreisen unter die Arbeitszeit-Regelungen fallen.

Diese Entscheidung basiert auf der Notwendigkeit, die Gesundheit der Arbeitnehmenden zu schützen. Nur durch eine lückenlose Dokumentation lässt sich zweifelsfrei prüfen, ob die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten und die Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden. 

Wer ist von der Regelung betroffen?

Die Pflicht betrifft grundsätzlich alle Arbeitnehmenden im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG). Während bei Angestellten Klarheit herrscht, bleibt die Lage für leitende Angestellte rechtlich komplex. Da diese oft nicht unter die Arbeitszeitgrenzen des ArbZG fallen, muss hier im Einzelfall geprüft werden, inwieweit die Dokumentationspflicht greift. Dennoch sollten Unternehmen im Sinne der Rechtssicherheit transparente Lösungen für alle Hierarchieebenen schaffen.

Umsetzung in der Praxis: Wie müssen die Zeiten dokumentiert werden?

Das BAG macht keine starren Vorgaben zur technischen Umsetzung. Es orientiert sich jedoch an den Kriterien des Europäischen Gerichtshofes (EuGH). Die Zeiterfassung muss demnach objektiv, verlässlich und leicht zugänglich sein.

• Objektiv: Die Zeiterfassung muss neutral und manipulationssicher erfolgen. Ein bloßes Schätzen am Ende der Woche genügt nicht; stattdessen zählen tatsächliche Log-in-Zeiten oder digitale Stempel-Events, die für Dritte (z. B. Prüfbehörden) klar nachvollziehbar sind.
• Verlässlich: Die Datenintegrität muss gewahrt bleiben. Das bedeutet, dass erfasste Zeiten nicht unbemerkt nachträglich verändert werden dürfen. Ein rechtskonformes System nutzt Protokolle (Audit-Logs), um jede Änderung transparent zu dokumentieren.
• Leicht zugänglich: Arbeitnehmende müssen jederzeit ohne Hürden Einblick in ihr Stundenkonto haben (z. B. via Dashboard in der App). Auch Aufsichtsbehörden müssen bei einer Kontrolle sofortigen Zugriff auf die lesbaren Daten erhalten.
• Ausblick 2026: Der Gesetzgeber plant weiterhin eine verschärfte Pflicht zur elektronischen Erfassung. Die Einzelheiten sind noch offen. Während Großunternehmen dies bereits umsetzen, sollen für den Mittelstand Übergangsfristen gelten. Nur Kleinstbetriebe dürfen voraussichtlich dauerhaft bei Papierlisten bleiben.

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, dieser Pflicht nachzukommen:

• Digitale Systeme: Apps oder webbasierte Softwarelösungen sind besonders für das Homeoffice und den Außendienst geeignet.
• Stationäre Terminals: Ein klassisches Einloggen per Chip oder Karte im Betrieb.
• Manuelle Listen: Auch Excel-Tabellen oder Papierlisten sind rechtlich zulässig, solange sie die Kriterien der Verlässlichkeit erfüllen.
   

Wichtig ist, dass die Daten nicht manipulierbar sind und der Datenschutz gewahrt bleibt.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice: Passt das zusammen?

Ein häufiges Missverständnis ist, dass die neue Pflicht das Ende der Vertrauensarbeitszeit bedeutet. Das ist nicht der Fall. Arbeitgebende können die Aufgabe der Zeiterfassung weiterhin an die Belegschaft delegieren. Die Verantwortung für die Existenz und Kontrolle des Systems bleibt jedoch beim Unternehmen.

Gerade bei der Arbeit von zu Hause aus müssen Unternehmen sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben zum Arbeitsschutz bei Remote Work trotz räumlicher Distanz eingehalten werden. Wann Mitarbeitende wegen Zuspätkommens abgemahnt werden können, bleibt dabei weiterhin ein relevantes Thema für die Personalführung, sollte die dokumentierte Zeit regelmäßig von der vertraglichen Vereinbarung abweichen.