23.09.2021

Forderungsmanagement: Was tun, wenn Kunden nicht zahlen?

Ausstehende Zahlungen sind für Unternehmen ein Risiko. Ein effektives Forderungsmanagement hilft, die Liquidität eines Betriebes zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden. Was genau sich hinter diesem Begriff verbirgt, welche Rechte Unternehmen bei Zahlungsverzug haben und wie sie am besten gegen zahlungsunwillige Kunden vorgehen, fasst dieser Artikel zusammen.

Forderungsmanagement: Was ist das?

Der Begriff „Forderungsmanagement“ umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen trifft, um sich gegen Zahlungsausfälle abzusichern. Häufig gehört das Forderungsmanagement zum innerbetrieblichen Rechnungswesen. Das heißt, das Unternehmen stellt einen Mitarbeiter oder eine Abteilung ab, um alle Vorgänge mit Zahlungsverzug zu bearbeiten. Dazu zählen beispielsweise:

  • die Rechnungsstellung
  • die Zahlungsabwicklung
  • das Ordnen offener Zahlungsvorgänge
  • Mahnverfahren und Inkasso


Das Forderungsmanagement kann jedoch auch ausgelagert werden. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Betrieb einen externen Dienstleister mit der Bonitätsprüfung seiner Geschäftspartner oder der Kommunikation mit zahlungsunwilligen Kunden beauftragt.

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Fälligkeiten von Rechnungen: Das ist zu beachten

Gemäß § 271 Abs. 1 BGB ist eine Rechnung sofort fällig. Der Gesetzgeber sieht jedoch vor, Kunden eine Zahlungsfrist von 30 Tagen zu gewähren (§ 286 Abs. 3 BGB). Alternativ können Rechnungssteller und Kunde eine abweichende Zahlungsfrist vereinbaren. Die Grundlage bildet § 271 Abs. 2 BGB. Soll die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen verkürzt werden, ist dies schriftlich festzuhalten – beispielsweise per Vertrag oder in den AGB des Rechnungsstellers. Bei einer verlängerten Zahlungsfrist reicht eine entsprechende Formulierung auf der Rechnung aus.

Wann genau befindet sich ein Kunde im Zahlungsverzug? Grundsätzlich dann, wenn er eine fällige Rechnung zum vereinbarten Zeitpunkt nicht zahlt. Dies ist in der Regel nach 30 Tagen (gesetzliche Zahlungsfrist) der Fall.

Nach dem im Jahr 2002 in Kraft getretenen Gesetz zur Modernisierung des Schuldrechts kann jedoch auch vor Ablauf dieser Frist Verzug eintreten. Dann nämlich, wenn kein Zahlungsziel vereinbart wurde und der Rechnungssteller die ausstehende Zahlung nach einem gewissen Zeitraum – z.B. 20 Tagen – anmahnt.

Rechte bei Zahlungsverzug: Verzugszinsen und Verzögerungsschaden

Wird eine Rechnung nicht bezahlt und gerät der Kunde in Zahlungsverzug, hat der Rechnungssteller Anspruch auf Verzugszinsen – und zwar ab Eintritt des Verzugs. Der gesetzliche Verzugszinssatz liegt gegenüber Verbrauchern bei 5 Prozent über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Bei Rechtsgeschäften ohne Beteiligung eines Verbrauchers beträgt der Verzugszins 9 Prozent über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Darüber hinaus wurde im Rahmen des Gesetzes zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr eine pauschale Strafzahlung i.H.v. 40 Euro eingeführt (§ 288 Abs. 5 BGB). Diese tritt jedoch nur dann in Kraft, wenn ein Rechtsgeschäft zwischen zwei Unternehmen abgeschlossen wurde.

Kommt der Kunde seiner Zahlungspflicht nicht nach, kann der Gläubiger Schadenersatz wegen Verzögerung verlangen – den Ausgleich des sogenannten Verzögerungsschadens. Als Verzögerungsschaden gelten beispielsweise Gerichtsgebühren sowie die Kosten für eine Mahnung, sofern es sich nicht um die erst in Verzug setzende Erstmahnung handelt. Auch Rechtsanwaltskosten können im Rahmen des Verzögerungsschadens geltend gemacht werden. Allerdings nur dann, wenn der Zahlungsschuldner bereits vor der Konsultierung des Rechtsbeistandes im Verzug war.

Internes und externes Mahnwesen: Das sind die Unterschiede

Gerät ein Kunde in Verzug, nutzen Unternehmen üblicherweise zunächst das interne Mahnwesen. Der Vorteil: Die Kosten sind überschaubar und die Kundenbeziehung leidet kaum. Mögliche Maßnahmen des internen Mahnwesens sind beispielsweise:

  • Kundengespräch bzgl. des Zahlungsverzuges
  • eine Zahlungserinnerung
  • das Verschicken einer oder mehrere Mahnungen
     

Zahlt der Kunde immer noch nicht, können Unternehmen ein externes Mahnwesen anstreben. Dazu zählt beispielsweise die Beauftragung eines Inkasso-Büros oder die Konsultierung eines Anwalts.

Sollten beide Mahnwesen keinen Erfolg bringen, können Unternehmen gerichtlich gegen die Nichtzahlung vorgehen. Dabei stehen das gerichtliche Mahnverfahren sowie die Klageerhebung zur Auswahl. Beim gerichtlichen Mahnverfahren wird ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides gestellt. Das entsprechende Antragsformular ist im Schreibwarenhandel erhältlich oder kann online ausgefüllt werden. Möchte der Gläubiger den Klageweg beschreiten, muss er zunächst eine Klageschrift bei Gericht einreichen. Dieses stellt dem Schuldner die Klageschrift zu und legt anschließend ein Vorverfahren bzw. einen Gerichtstermin fest, um die Streitpunkte beider Parteien zu erörtern.

Kunde zahlt nicht: Tipps für das weitere Vorgehen

Was tun, wenn Kunden einfach nicht bezahlen? Welcher Schritt der o.g. Mahnwege der richtige ist, hängt unter anderem von der Höhe der ausstehenden Rechnung ab. Auch die Art der Geschäftsbeziehung zum Kunden spielt eine Rolle. Denn wer möchte schon einen wichtigen Auftraggeber verklagen, der lediglich mit einigen Euro in Verzug geraten ist? Aus diesem Grund sollten betroffene Unternehmen zunächst ein möglichst mildes Mittel zur Zahlungserinnerung wählen. Eine zeitliche Abfolge könnte sein:

  • 1 Tag nach Fälligkeit: Freundliches Kundengespräch, bei dem der Kunde an die ausstehende Zahlung erinnert wird.
  • 7 Tage nach Fälligkeit: Schriftliche Zahlungserinnerung
  • 20 Tage nach Fälligkeit: 1. Mahnung
  • 27-34 Tage nach Fälligkeit: 2. Mahnung
  • > 50 Tage nach Fälligkeit: 3. Mahnung
     

Wichtig: Eine gesetzliche Vorschrift für Unternehmen, zahlungsunwillige Kunden 3 Mal abzumahnen, existiert in Deutschland nicht. Weitere Schritte – wie beispielsweise der Antrag auf ein gerichtliches Mahnverfahren – können auch ohne vorherige Mahnung eingeleitet werden.

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